L’organisation d’un séminaire se fait en plusieurs étapes. Recherche du lieu d’accueil, choix des prestataires, étude des devis : comment réussir l’organisation d’un séminaire comme un professionnel ? Quelles sont les erreurs à éviter ?
Prévoir et organiser
Dans le monde de l’entreprise, les séminaires offrent l’occasion de se détacher du milieu professionnel habituel et de renforcer l’interaction entre les salariés et la direction. Toutefois, organiser un séminaire est loin d’être une sinécure. Un véritable travail de planification et de communication est mené en coulisse pour réussir un tel évènement.
Avant même d’entamer les premières démarches, il est nécessaire de définir en détail vos besoins, d’élaborer un budget en adéquation avec l’évènement souhaité et d’établir une liste de priorité des tâches. Prévision et rigueur sont les maîtres-mots. Une fois mis sur papier, il sera plus facile de réaliser les différentes étapes.
Recherche du lieu d’accueil
Le lieu où se déroulera le séminaire doit être au cœur de vos priorités. Avant de faire votre choix, il est essentiel d’établir un certain nombre de critères auxquels l’établissement doit répondre : sa capacité d’accueil, sa situation géographique, les possibilités matérielles qu’il offre… Autant de paramètres pour vous aider à conforter votre décision.
Nombre d’entreprises confient l’organisation de leurs séminaires à des professionnels de l’évènementiel. Très pratique, cette solution offre aussi un gain de temps important dans la mesure où toutes les tâches sont déléguées au prestataire : location de salle de réunion, location du matériel de sonorisation, restauration, etc.
Organisation de séminaire : ce qu’il faut retenir
Réussir un séminaire nécessite une bonne préparation. Bien évidemment, si vous n’avez pas le temps de tout prendre en main, le recours à un prestataire externe comme Moma Sélection se présente comme la solution la plus avantageuse, non seulement sur le plan technique mais aussi financier.
N’oubliez pas de communiquer. Avant la tenue du séminaire, élaborez un plan de communication précis qui annonce la date et l’ordre du jour du séminaire, les intervenants et les personnes invitées, l’adresse et le plan d’accès des lieux ou encore les objectifs du séminaire. N’hésitez pas à promouvoir votre évènement sur les médias sociaux. Enfin, pensez à remercier tous les participants ainsi que les partenaires ayant contribué à la tenue de votre séminaire.
